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知っておきたい最新の労務情報 第28弾 [2015.11.18]

小規模事業所向け マイナンバー制度のポイント

 10月5日マイナンバー制度が施行になりましたが、マイナンバー制度への対応については規模が小さい企業ではまだ具体的な対策はほとんど取られていない状況にあると思われます。
 そうした小規模事業所に向けて特定個人情報保護委員会では「小規模事業者必見!マイナンバーガイドラインのかんどころ ~入社から退職まで~(平成27年4月版)」を発表してくれています。とてもシンプルで分かりやすいのでここにご紹介します。

①入社

社員からマイナンバーが記載された書類(扶養控除等申告書など)を取得しましょう。
 取得の際は、「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」
 「雇用保険届出事務」で利用することをお知らせ!
社員からマイナンバーを取得したら、個人番号カードなどで本人確認を行いましょう。
マイナンバーが記載されている書類は、カギのかかるところに大切に保管しましょう。
マイナンバーが保存されているパソコンをインターネットに接続する場合は、
 最新のウィルス対策ソフトを入れておきましょう。

②源泉徴収票などの作成

マイナンバーを扱う人を決めておきましょう。
マイナンバーの記載や書類を提出したら、業務日誌などに記録するようにしましょう。
源泉徴収票の控えなど、マイナンバーの記載されている書類を外部の人に見られたり、
 机の上に出しっぱなしにしたりしないようにしましょう。

③退職

退職所得の受給に関する申告書など、退職する人からもらう書類に
 マイナンバーが含まれています。
退職の際にマイナンバーを取得した場合の本人確認は、マイナンバーが
 間違っていないか過去の書類を確認することで対応可能!
保存期間が過ぎたものなど、必要がなくなったマイナンバーは廃棄しましょう。
 マイナンバーを書いた書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。

④支払調書の作成

税理士や大家・地主などからマイナンバーを取得しましょう。
 取得の際は、「支払調書作成事務」等で利用することをお知らせ !
 本人確認も忘れずに!
気をつけることは、社員のマイナンバーと同じです。

 11月中旬になりマイナンバーが各市町村から個人に通知されています。さて、個人番号カード(マイナンバー・カード)の交付申請をすべきかどうか迷ってみえる方も多いように見受けられます。カードの盗難や紛失などを考えると、慎重にならざるを得ないことも理解できますが、現在は無料であっても将来も無料である保障はなく、社会的インフラを目指しているということや、3年後の本格的利活用を予想すると、行政手続きの頻度が少ない未成年や、カードの管理が覚束無い高齢者を除いては交付申請したほうが得策のような気がしています。ちなみに、小生は交付申請します。