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HOME労務・税務・金融税務に関する情報 > 知っておきたい最新の税務情報 第57弾

知っておきたい最新の税務情報 第57弾 [2015.09.03]

マイナンバー制度 民間企業の実務対応

 2016年1月より運用が開始される「マイナンバー制度」。しかし制度の具体的な内容を把握している人はまだまだ少なく、「なんとなく不安」といった声もよく聞かれます。制度運用開始までわずかな時間しかありません。その間に、マイナンバーの収集方法や利用・保管・廃棄までのルールと運用体制を整えなければならず、まさに「待ったなし」の対応が求められます。マイナンバー法に関連する書類を扱う部門がどこに当たるかなどの業務の洗い出し、制度に対する理解を深めるための社員教育、マニュアルや社内規程の整備、ITシステムの改修など、早急に対応が必要となります。そこで企業が対応しなければならないマイナンバー制度に対する実務上の留意点をまとめてみました。

Ⅰ「個人番号」の収集について
 「税・社会保障に関する事務手続」など番号法で定められた目的以外で、個人番号を収集することはできません。また本人から個人番号の提供を受けるときは、個人番号カードの提示等、番号法で認められた方法で本人確認を行う必要があります。

Ⅱ 保管について
 番号法で明記された場合を除き、個人番号を含む個人情報(以下、「特定個人情報」という)を保管してはなりません。
≪保管制限≫
・番号法で定められた事務を行う必要がある場合に限り保管し続けることができます。
・個人番号が記載された書類のうち法令によって一定期間保存が
 義務付けられているものは、その期間保管することになります。

Ⅲ 利用(利用範囲等)について
 個人番号を利用できる事務については、番号法によって限定的に定められています。
 たとえ本人の同意があったとしても利用目的を超えて利用することはできません。

Ⅳ 提供について
 番号法で明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはなりません。
 事業者が特定個人情報を提供できるのは、「税・社会保障に関する事務」のために行政機関及び健康保険組合等に提供する場合のみです。

Ⅴ 廃棄について
 個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号を速やかに廃棄又は削除しなければなりません。
したがって書類やデータの廃棄及び削除について早急にルール化が必要となります。
 さらに、廃棄または削除した記録を保存することが義務化されていることも重要なポイントです。書類の破棄やデータの削除を第三者に委託した場合には、委託先が確実に廃棄又は削除したことについて証明書等で確認することも必要となります。

Ⅵ 安全管理措置について
 個人番号及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のため、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業員に対する必要かつ適切な監督も行わなければなりません。
 講じなければならない安全管理措置に関しては2014年12月に「特定個人情報に関する安全管理措置」としてガイドラインが公表されています。具体的な項目としては、「基本方針及び取扱規程等の策定」「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」が挙げられています。個人情報保護法では適応除外となっていた小規模な事業者であっても、マイナンバー法では例外なく安全管理措置が義務付けられています。

税理士 林 豊文